Большое значение в успешной работе организации имеет построение системы обмена документами как во внутреннем, так и во внешнем контуре. Во многих случаях сегодня используется система электронного документооборота. Это комплекс обмена, обработки и хранения документов в электронном формате между организациями, компаниями или государственными учреждениями.
Вместо бумажных документов и физической передачи информации, ЭДО позволяет обмениваться, подписывать, хранить и подтверждать документы их электронными или цифровыми подписями.
Также сегодня активно продолжает применяться и стандартный документооборот. В таком случае многие бумаги также должны регистрироваться в электронном виде, проверяться и учитываться.
Что такое управление документооборотом
Управление документооборотом – это систематический подход к организации, контролю и улучшению процессов обработки, передачи, хранения документов в организации. Цель состоит в обеспечении эффективности и надежности сопутствующих процессов , соблюдении требований законодательства и стандартов, а также повышении производительности и удовлетворенности клиентов.
Основные аспекты управления документооборотом включают:
- Создание и классификация документов. Работа включает разработку процедур и стандартов для создания, идентификации и классификации документов. Также может потребоваться разработать шаблоны официальных бумаг организации.
- Хранение и управление документами. Не менее важно обеспечить разработку систем управления документами и хранения, таких как электронные базы данных, архивы или системы электронного документооборота (ЭДО). Это включает установление ролей и прав доступа, организацию хранения, а также определение сроков архивирования и утилизации документов.
- Контроль и обеспечение безопасности. Критическое значение имеет контроль безопасности, исключение попадания сведений в руки третьих лиц.
- Поиск и извлечение информации. Профессиональный подход к решению задачи предполагает создание систем и инструментов для поиска, извлечения и обмена информацией, хранящейся в документах.
- Мониторинг и улучшение процессов. Управление документооборотом включает мониторинг и оценку эффективности процессов, чтобы выявить проблемные области и внести улучшения. Это помогает устранить ошибки, сделать всю построенную систему еще более быстрой и эффективной.
Хорошим решением станет передать управление документооборотом компании в руки сторонних экспертов. Это помогает существенно повысить эффективность вашего бизнеса. В таком случае построением процессов будут заниматься эксперты с большим опытом, будет снята нагрузка с собственного персонала организации. Также окажется полностью устранен риск утечек, допущения ошибок и возникновения других проблем.
